Comment garder les réunions à distance productives et efficaces

Autrefois, lorsque les gens entraient dans les bureaux, une grande partie de notre temps était consacré à se précipiter de réunion en réunion – et nous y sommes tous allés: ceux qui ne finissent jamais, qui vont mal, qui ne sont pas efficaces ou productif.

Maintenant que presque tout le monde travaille à partir d'un bureau à domicile, c'est le moment idéal pour réfléchir aux moyens de s'assurer que les réunions en ligne sont productives, ciblées et collaboratives.

Cette crise sans précédent aura certainement des effets durables sur la façon dont nous travaillons tous ensemble. En plus de choses comme avoir un ordre du jour, un modérateur et des contraintes de temps, il est utile d'inviter d'autres personnes à partager des questions, des informations et des horaires avant de planifier.

Voici cinq éléments à considérer avant de planifier, planifier et exécuter votre prochaine réunion à distance pour vous assurer que les membres de l'équipe restent productifs et informés.

Déterminer si une réunion est nécessaire

Avant de commencer la planification, effectuez un audit de réunion: réfléchissez à ce qui est vraiment important dans ce nouvel ordre mondial et annulez toutes les réunions inutiles.

  • La réunion peut-elle être remplacée par un e-mail?
  • Est-il possible de remplacer les réunions de mise à jour des projets individuels par des rassemblements hebdomadaires ou bihebdomadaires sur l'état de plusieurs projets, avec des rapports d'étape de 10 ou 15 minutes fournis par les chefs de projet individuels?
  • Pouvez-vous créer une simple feuille d'état du projet avec un champ pour les questions et la diffuser au lieu de planifier une réunion?
  • Pouvez-vous inviter uniquement les principales parties prenantes aux réunions et vous assurer que les participants comprennent leur rôle dans le processus?
  • Communiquez à vos équipes la décision de réduire les réunions afin qu'elles comprennent pourquoi ces changements ont lieu.
  • Partagez des récapitulatifs après la réunion avec ceux qui n'ont pas été invités.

Attribuer un chef de réunion

Mettez un membre de l'équipe en charge de chaque réunion et faites savoir aux autres participants de qui il s'agit. Le responsable de la réunion doit:

  • Communiquez avec le leadership sur les objectifs de la réunion et communiquez-les dès le début
  • Établir, faire circuler et gérer le temps de l'agenda, et informer les autres du protocole pour y ajouter des choses
  • Partagez des notes de réunion efficaces avec les participants et les influenceurs: le responsable de la réunion peut affecter un collègue à la prise de notes, mais il doit les éditer dans un résumé numérisable et exploitable
  • Assurez-vous que tous les participants connaissent leur rôle, les prochaines étapes et le calendrier
  • Assurer la liaison entre les membres de l'équipe en ce qui concerne les questions et le suivi
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  • Assurez-vous que les participants connaissent à l'avance l'objectif de la réunion.
  • Distribuez l'agenda et informez les membres de l'équipe de leurs rôles et de ce que l'on attend d'eux.
  • Testez votre technologie avant la réunion (et préparez une option de plan B).
  • Laissez de l'espace pour que tout le monde puisse contribuer, invitez des personnes plus calmes à parler et encouragez l'engagement.
  • Communiquez que le multitâche pendant les réunions est inapproprié.
  • Assurez-vous que tout le monde suit ce qui est décidé; les réunions virtuelles peuvent être plus difficiles à suivre pour certains qui ont l'habitude des interactions en face à face.

Prenez cinq: Donnez aux membres de l'équipe le temps de parler

Nous connaissons tous ces réunions où certaines personnes parlent et où d'autres n'obtiennent pas un mot. Présentez «les cinq premières», ce qui signifie utiliser les cinq premières minutes de chaque réunion à distance pour écouter les membres de l'équipe parler de la façon dont ils » re sentir et faire.

  • Ajoutez du temps à l'agenda pour que les membres de l'équipe partagent ce qu'ils pensent ou rattrapent leur retard.
  • Informez les participants qu'ils sont libres de rejoindre l'appel avec cinq minutes de retard s'ils préfèrent ignorer la conversation.
  • Créez des pauses dans la conversation pour permettre à tout le monde de contribuer.
  • Laissez le modérateur guider la conversation après cinq minutes, en la ramenant à l'ordre du jour.

Gardez les réunions flexibles

Afin de tenir compte de la nouvelle façon de travailler de nos équipes – et du stress et des responsabilités supplémentaires auxquels nombre d'entre nous sont confrontés – établissez des directives de réunion qui soutiennent la flexibilité:

  • Fixez les «heures de réunion» de l'entreprise (telles que 9 h à 11 h et 13 h à 15 h) pour accommoder les parents qui jonglent avec les enfants à la maison.
  • Permettez aux participants de passer des appels vidéo avec la voix uniquement lorsque cela est nécessaire.
  • Donnez aux participants la possibilité de quitter les réunions si et quand il devient clair qu'ils ne sont pas nécessaires ou que leur partie de la réunion est terminée.
  • Invitez les commentaires de l'équipe: De quoi tout le monde a-t-il besoin pour se sentir à l'aise dans l'espace de réunion distant?

Liste de contrôle de réunion efficace

  • Décidez si une réunion est nécessaire.
  • Attribuez un responsable de réunion.
  • Tenez toutes les parties prenantes informées.
  • Partagez l'agenda et les rôles individuels.
  • Technologie de test.
  • Planifiez, suivez, respectez le temps et l'agenda.
  • Soyez flexible dans cette nouvelle ère.

Ce sont des temps intéressants et changeants: nous sommes tous dans le même bateau. Fournir des modèles pour organiser des réunions créatives, collaboratives et efficaces ne sont que des pratiques intelligentes.